Impresa Sanità: Quali sono le esigenze attuali di una RSA, che hanno portato all'introduzione della cartella clinica informatizzata?
Claudio Cavaleri: Negli ultimi vent'anni le RSA (Residenze Sanitarie Assistenziali) hanno subito un cambiamento epocale. Un tempo erano luoghi di accoglienza di persone sole o in qualche modo prive di prospettive. Oggi invece sono sempre più luoghi di risveglio, di incontro, di socializzazione. È aumentata l'importanza della componente sanitaria, e inoltre, anche ciò che viene richiesto dal punto di vista normativo è sempre più complesso. Diventa quindi importante avere uno strumento software che ci ricordi tutte le scadenze che dobbiamo rispettare e tutte le azioni che dobbiamo eseguire per migliorare la vita delle persone. Il sistema di gestione TuttiXTe! segue passo passo tutte queste fasi, raccogliendo in ciascuna cartella personale tutte le informazioni relative al paziente, le attività da seguire e i risultati raggiunti. È quindi anche un importante supporto decisionale per l'attività dei medici e degli assistenti, sia nella quotidianità che in situazioni di urgenza.

IS: Come è maturata la scelta di NetPolaris?
CC: Netpolaris ha collaborato con noi fin dall'avvio dell'attività, su diversi aspetti. Innanzitutto, ha implementato la rete informatica, ha installato la parte di collaboration e di telefonia, e tutte le strutture di building automation, anche per la gestione di allarmi e di comunicazione nei reparti, con soluzioni che vanno dalla gestione dei punti luce, alla profumazione degli ambienti. Ha anche realizzato tutta la copertura wireless della struttura, in collaborazione con il partner D-Link, una delle principali aziende nel campo della progettazione, dello sviluppo e della produzione di soluzioni di rete, broadband e prodotti per la trasmissione di voce e dati – un progetto reso più complicato dal restauro della vecchia fabbrica, con elementi in ghisa o ferro le cui interferenze con la rete sono state accuratamente misurate nel corso dell'installazione. E sapendo che nel team di Netpolaris è presente anche un bravissimo programmatore, è nata l'idea di coinvolgerli nella creazione di un nuovo strumento pensato per le nostre esigenze.

Il primo obiettivo da realizzare, era la comunicazione. Lo strumento doveva essere in grado di far parlare tutte le diverse aree professionali all'interno della struttura, che vanno dalla pulizia all'amministrazione, dalla reception al comparto sanitario. Secondo, farlo in modo semplice, ovvero, creare un sistema che fosse facile da usare. Uno strumento di lavoro quotidiano per i vari professionisti, non uno ostacolo all'azione. Come invece spesso accade con soluzioni che nascono in un mondo amministrativo, per persone che sono abituate a lavorare sul PC, e vengono solo successivamente adattate al mondo dell'assistenza. Ma la gestione socio-sanitaria è tutta un'altra cosa: dobbiamo avere uno strumento pensato per andare in mano all'infermiera, all'assistente, al fisioterapista, uno strumento semplice, che appaia come una sorta di “lista della spesa” sulla quale chiunque possa facilmente flaggare ciò che ha fatto, all'interno di un elenco di compiti chiaro e visibile. Obiettivo raggiunto, se pensiamo che ad oggi non viene richiesta alcuna fase di formazione dei nuovi operatori: sono gli operatori stessi che accendono il PC e spiegano ai nuovi assunti come si usa. Perché l'utilizzo è estremamente intuitivo.

Fra gli altri vantaggi riscontrati, la flessibilità del sistema. Il software è stato sviluppato per un anno (2011-2012), e dopo l'implementazione nel 2012, è stato via via migliorato e aggiornato non solo con le indicazioni pratiche da parte degli operatori, ma anche con tutte le novità normative che sono in continuo aggiornamento. È, infine, sempre modificabile e personalizzabile in base alle specifiche richieste, e integrabile con altri applicativi dedicati, ad esempio la parte amministrativa o di gestione del personale.

Andrea Rapisarda: Esatto: a tal proposito possiamo aggiungere delle interfacce dedicate, a seconda del sistema con cui dovremo scambiare i dati. Dal punto di vista tecnico, il sistema è stato sviluppato con tecnologie open source ed è interamente web based e cross browser, dato che vi si può accedere con PC fissi o portatili, come anche con iPad Apple per la gestione in mobilità. In più, abbiamo inserito le specifiche necessarie per l'autenticazione degli operatori. Di norma il sistema riconosce la persona tramite inserimento di nome utente e password, quindi la classica operazione che in ogni caso lega la persona ad ogni attività svolta. Per quanto riguarda invece lo svolgimento di determinate attività sensibili, la Regione Lombardia richiede l'apposizione della “firma dura” o autenticazione forte. Per questo abbiamo sviluppato un piccolo token wireless che si può inserisce nel PC attraverso la porta USB, oppure si avvicina semplicemente ai dispositivi con lettore NFC, e che aggiunge un ulteriore dispositivo di verifica della persona.

IS: È possibile misurare i benefici ottenuti?
CC: Nel nostro contesto è difficile fare un calcolo di questo tipo. Di sicuro possiamo dire che gli operatori sono più sereni, perché non devono ricordarsi tutto da soli, avendo un software che li aiuta a farlo. Inoltre, se pensiamo a tutta la carta che dobbiamo compilare come richiesto dalla normativa, direi che abbiamo ridotto di almeno il 50% il tempo necessario per soddisfare questi obblighi. Da sottolineare l'aspetto della normativa regionale. Con il DGR 1765, la Regione Lombardia partecipa alla spesa sanitaria tramite il fondo sanitario regionale, ma richiede a tutte le strutture di rispondere a particolari indicatori di appropriatezza a cui bisogna essere conformi al 100%, con tolleranza del 5%. Chi non è conforme a questi indicatori è passibile di sanzione, oltre a perdere lo status di struttura accreditata. Sono indicatori molto difficili da rendicontare – perché vanno a misurare tutti i parametri e tutto il dettaglio dell'esecuzione dei piani di assistenza personalizzati - almeno senza l'utilizzo di uno strumento che consenta di raccogliere questi dati e di dimostrare alla regione che si rispettano questi requisiti. Quindi anche questo diventa un importante elemento di calcolo del ritorno d'investimento.

IS: I prossimi sviluppi?
AR: Innanzitutto, siamo pronti per proporre la soluzione a tutto il mercato delle RSA, per le quali può essere un'alternativa di sicuro interesse. Dal punto di vista del sistema, le novità principali in vista sono l'integrazione del magazzino, per arrivare ad un controllo completo di gestione di tutte le attività sanitarie. In pratica si tratta di associare ad ogni attività, anche i materiali che vengono utilizzati: farmaci, dispositivi, guanti, detergenti... e così via. Con lo stesso sistema potremo quindi misurare il quantitativo economico connesso ai materiali che vengono effettivamente utilizzati nelle varie attività, e procedere al riordino nel momento in cui le scorte scendono sotto alla soglia di riserva. Inoltre, si possono anche avanzare dei programmi di forecasting, per programmare in modo più accurato le attività e gli acquisti nei periodi successivi. Altra estensione a cui stiamo pensando è la possibilità di aprire l'accesso al sistema anche ai familiari, per verificare di persona lo stato di salute dei propri cari. Interessante, ma un po' pericoloso, perché rischiamo di stimolare paure e apprensioni... Vedremo. Ma non devono avere paura: quello che vogliamo è far stare bene le persone. E il nuovo sistema indubbiamente ci aiuta a farlo.

Villaggio Amico, una struttura eccellente
Villaggio Amico di Gerenzano (Varese) è una struttura privata accreditata dal servizio sanitario regionale, attiva dal 2010. Ha utilizzato come sede una vecchia fabbrica tessile Cantoni, chiusa dal 1969, che è stata interamente rinnovata in cinque anni di lavoro, dal 2004 al 2009. L'idea del centro è quella di dare un supporto alle persone da tutti i punti di vista e in tutte le fasi della vita: ecco che oltre ai 144 posti per l'accoglienza degli anziani, la struttura offre anche il servizio di asilo nido per 50 bambini, 20 posti per il centro diurno anziani e 30 posti per il centro diurno disabili dai 18 ai 65 anni. La struttura offre anche una serie di servizi di riabilitazione, con palestra, piscina (700 iscritti quest'anno) e ambulatori di fisioterapia. Anzi, la parte di riabilitazione è fondamentale, perché Villaggio Amico si propone non solo come residenza per anziani, ma anche come struttura per far tornare in salute le persone, in modo che rientrino a casa dopo un periodo di cura. I servizi offerti si completano anche con la scuola di formazione per il settore, e con una serie di progetti speciali di animazione che spesso vanno a coinvolgere più reparti, come i laboratori intergenerazionali o le attività teatrali che mettono insieme grandi e piccini, abili e diversamente abili. La polifunzionalità, insomma, è l'aspetto più particolare di questa struttura, che si pone come una figura eccellente sul territorio e sicuramente anche a livello nazionale.