L'Azienda Ospedaliera "Istituti Ospitalieri" di Cremona sta lavorando da tempo sul concetto di dematerializzazione dei documenti. Nel corso dell'ultimo convegno MePAIE 2014, svoltosi recentemente proprio a Cremona, il direttore amministrativo Ida Beretta ha presentato un importante progetto di dematerializzazion del ciclo passivo, condotto in collaborazione con il consorzio Dafne (Progetto Dafne Ospedali) e con l'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano.
Questa azienda ospedaliera è composta da due presidi, siti a Cremona e Oglio Po (Casalmaggiore). Impiega 2448 dipendenti, gestisce 1029 posti letto, settecento dei quali a Cremona, e nell'ultimo anno ha gestito circa 28mila ricoveri ordinari. L'ultimo bilancio aziendale, chiuso in pareggio, vede un valore di produzione di quasi 243 milioni euro, corrispondenti ai costi di produzione. Di questi, circa 97 milioni sono quelli spesi per beni e servizi. Questi, nel dettaglio, sono i documenti corrispondenti per l'anno 2013:
- numero fatture passive ricevute dai fornitori: 25.507;
- numero ordini inviati ai fornitori: 18.374;
- numero DDT ricevuti: 23.032;
- numero complessivo fornitori 901.

Le persone adibite a seguire tutto il ciclo passivo, suddivise per ciascun ordinatore di spesa, sono le seguenti: dieci, in area provveditorato economato; una nel reparto tecnico patrimoniale; una per i servizi di ingegneria clinica; quattordici, nell'area di farmacia aziendale e cinque in area economico finanziaria. L'insieme di questi aspetti – la quantità di persone coinvolte, e la complessità della gestione amministrativa conseguente - hanno portato l'azienda a commissionare all'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, uno studio specifico, finalizzato alla realizzazione di un progetto di dematerializzazione del ciclo passivo.
In seguito, è stata quindi proposta una soluzione indirizzata allo snellimento del ciclo ordine-bolla-fattura (flusso logistico-commerciale), che copre anche gli aspetti della conservazione sostituitiva delle fatture passive (lato azienda ospedaliera). Conformemente allo spirito di questi progetti, l'idea non era solo quella di conseguire dei risparmi di costo, ma anche e soprattutto di introdurre una maggior efficienza nei processi.
Molto interessante anche l'aspetto, preliminare, della scelta delle unità operative nelle quali andare a implementare la soluzione. Primo criterio applicato, è stato quello di verificare le unità operative nelle quali il costo della gestione del ciclo passivo era più rilevante in termini assoluti. Il secondo criterio era quello di verificare le aree più propense all'uso della tecnologia. E terzo, evidenziare le aree nelle quali sarebbe stato minimo l'impatto sui processi interni. Da questo tipo di impostazione ci si attendevano diversi tipi di vantaggi. Non solo un maggior beneficio potenziale dopo la realizzazione dei progetti pilota, ma anche una maggiore facilità di adozione e diffusione della soluzione tecnologica e una minore complessità di gestione del cambiamento interno.

Sempre grazie all'aiuto dei ricercatori del Politecnico di Milano, che hanno realizzato un modello di analisi di una serie di indicatori quantitativi, si è potuto calcolare con esattezza il costo del ciclo passivo per ciascuna unità operativa. Questi, nel dettaglio, gli indicatori analizzati:
- numero medio di pagine da stampare a valle di gara;
- numero di consegne all'anno;
- numero medio di pagine per bolla;
- numero di fatture all'anno;
- percentuale di fatture relative a servizi (senza ordine);
- percentuale di fatture relative a servizi (con ordine);
- numero medio di pagine per fattura;
- numero di liquidazioni emesse in un anno;
- numero medio di pagine per liquidazione;
- gestione delle non conformità.
Ne è risultato che l'unità operativa di provveditorato/economato spende per il ciclo passivo circa 50mila euro all'anno (19.200 euro di ordini, 19.000 per le consegne, 12.700 per la fatturazione). Alla farmacia il ciclo passivo costa 200mila euro all'anno (suddivisi nel medesimo modo in 65.800 di ordini, 12.4800 di consegne, 9.600 di fatturazione), e alla direzione economico-finanziaria, il ciclo passivo costa 45mila euro all'anno, relativi alla sola voce di fatturazione.

Le modifiche del ciclo passivo: ordine, bolla, fattura

Il ciclo dell'ordine segue oggi questo flusso: dall'azienda ospedaliera al provider, dal provider al fornitore. L'AO trasmette gli ordini per via telematica attraverso un'integrazione realizzata ad hoc con la piattaforma del provider (D@CO di CSAMed). Gli ordini, memorizzati sulla piattaforma, vengono trasmessi al fornitore, secondo le modalità che sono state concordate con ciascuno di questi: possono essere trasmessi o ancora telematicamente, o attraverso un formato pdf allegato a una mail PEC, oppure via fax. In ritorno, il gestionale dell'AO riceve dal provider la comunicazione di conferma, oppure di annullamento ordine, insomma di quanto avviene presso il fornitore.
Il modulo relativo al ciclo dell'ordine è attivo da gennaio 2013 e ha consentito di gestire 14mila ordini. Come destinatari, sono state scelte in prima battuta le 35 aziende del consorzio Dafne (aziende farmaceutiche o produttrici di dispositivi medici), che quindi fin dallo scorso anno ricevono gli ordini per via telematica. Per l'attività che svolgono, si tratta per la maggior parte di aziende che hanno con l'AO una notevole rilevanza di rapporti. Da notare che dei 901 fornitori che interfacciano questa azienda ospedaliera, i primi duecento raccolgono ed emettono il 70% della documentazione (ordini, bolle e fatture). Quindi, nel momento in cui l'AO riuscirà a intercettare questi duecento fornitori, sarà già riuscita a risolvere il 70% della sua attività legata al ciclo passivo.

Andando avanti, il ciclo della bolla segue sempre lo stesso percorso: AO – provider – fornitore. In questo caso, il fornitore invia il documento di trasporto al provider della piattaforma, sempre secondo le modalità da lui scelte: integrazione del suo gestionale con la piattaforma del provider, documento pdf allegato a mail PEC, o caricamento diretto del documento pdf sulla piattaforma del provider. A partire da questo documento, un modulo apposito predisposto sulla piattaforma del provider, estrae i dati identificativi del DDT e li memorizza sulla piattaforma stessa. Il DDT viene riconciliato con l'ordine che è già memorizzato all'interno della piattaforma, e viene inviato telematicamente al sistema gestionale dell'AO, oltre che al suo sistema documentale.
Questo modulo è attivo da ottobre 2013 e ha consentito, ad oggi, di acquisire circa 400 bolle (upload diretto e acquisizione da fornitori pilota appartenenti a Consorzio Dafne).

L'impatto maggiore dell'introduzione di questo modulo, si è avuto naturalmente nell'area magazzino economale e farmaceutico, dove in precedenza tutto il processo avveniva in forma cartacea. L'ordine ricevuto veniva stampato e associato manualmente alla bolla cartacea. Si procedeva poi alla verifica dei colli, all'accettazione merce ed eventualmente ad annotazioni sui documenti cartacei. Infine si poteva procedere all'inserimento manuale del documento nel sistema informativo aziendale, alla stampa dell'etichetta barcode e alla scansione documento per alimentare il sistema documentale.
La digitalizzazione avvenuta ha sostanzialmente modificato questi processi. Sul palmare si visualizza la bolla già abbinata al suo ordine, in modo che l'operatore abbia immediatamente evidenza dei componenti. La verifica dei colli avviene, ovviamente, come in precedenza, ma le eventuali annotazioni si inseriscono gioà in forma elettronica. Si effettua poi, direttamente sul sistema informativo gestionale, la riconciliazione con l'ordine e il caricamento automatico dei documenti. A quel punto si stampa l'etichetta barcode e si può aggiungere la scansione del documento nel caso di documenti non dotati di immagine digitale.

Conclude il percorso il ciclo della fattura, che di fatto rende già pronta questa azienda ospedaliera per le norme sulla fatturazione elettronica. Il flusso è sempre il medesimo (AO, provider, fornitore) come pure le modalità di invio. Anche in questo caso il modulo software implementato sulla piattaforma del provider, è in grado di estrarre dal documento pdf i dati identificativi della fattura, che poi vengono memorizzati e trasmessi sia al gestionale che sistema al documentale dell'azienda ospedaliera. Quest'ultimo modulo è attivo solo da dicembre 2013, e questo spiega l'apparente esiguità dei numeri: ad oggi circa 50 fatture sono state acquisite telematicamente da fornitori pilota, appartenenti al consorzio Dafne. Chiaramente su questo fronte l'azienda si sta fortemente impegnando a coinvolgere il maggior numero possibile di fornitori, per i quali si profila l'immediato vantaggio della riduzione dei tempi di pagamento.

Risultati e riconoscimenti

Già negli anni 2011, 2012 e 2013, l'Azienda Ospedaliera di Cremona ha meritato diversi riconoscimenti regionali, legati al Premio “Lombardia efficiente”, per l'utilizzo della piattaforma telematica regionale SINTEL nella gestione delle procedura di gara. Nel 2012, in particolare, all'Azienda Ospedaliera è stato attribuito anche un riconoscimento economico, che è stato destinato a finanziare in parte il progetto di dematerializzazione. Un aspetto molto importante dato che aggiunge al riconoscimento morale un aiuto concreto, particolarmente gradito vista la difficoltà cronica che si incontra oggi quando si decide di investire in progetti di questo tipo.

La parte più interessante è certamente quella dei vantaggi economici che ci si aspetta di conseguire nel momento in cui il progetto avrà raggiunto la copertura completa, calcolati sempre in collaborazione con il Politecnico. Questa la sintesi:
- per l'unità economato, i 50mila euro di spesa annuali possono diventare 42mila: -15%;
- per l'unità farmacia, 200mila euro possono diventare 153mila: -23%;
- per la direzione economico-finanziaria, la percentuale di riduzione è ancora più importante: da 45mila a 23mila euro all'anno, quindi -49%.

In sintesi il progetto sta consentendo di concretizzare diversi vantaggi, che sono quelli notoriamente associati ai progetti di dematerializzazione. Innanzitutto l'accuratezza e la riduzione dei tempi di esecuzione dei processi, limitandone l'impatto organizzativo, ma anche la semplicità di consultazione e tracciabilità dei flussi dell'intero processo, la maggior efficienza e riduzione dei costi, e naturalmente, il rispetto della normativa vigente sulla fatturazione elettronica verso la PA.

(Sintesi dell'intervento di Ida Beretta, direttore amministrativo degli Istituti Ospitalieri di Cremona, al convegno MePAIE 2014 - www.mepaie.it)