26-03-2015
di Daniele Marazzi, Senior Advisor Osservatori Digital Innovation - School of Management del Politecnico di Milano
di Daniele Marazzi, Senior Advisor Osservatori Digital Innovation - School of Management del Politecnico di Milano
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L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, giunto ormai al suo nono anno di vita, ha da sempre indagato il tema della fatturazione elettronica inquadrandolo all’interno di un contesto più ampio: quello della dematerializzazione dei documenti e della digitalizzazione dei processi.
L’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA, sancito dalla Finanziaria 2008 e reso operativo dal Decreto IRPEF (DL n. 66 del 24 aprile 2014) a partire dal 6 giugno 2014 per arrivare a piena esecuzione con il prossimo 31 marzo 2015 rappresenta un’innovazione culturale prima che tecnologica. Iniziare a fare fatturazione elettronica incide fortemente sui modelli di relazione e sulla cultura digitale di un Sistema Paese oggi ancora arretrato e lento nel cogliere le opportunità della digitalizzazione. Prima di questo “stimolo normativo”, tuttavia, sono circa 60.000 le aziende del nostro Paese che nel 2013 hanno scelto liberamente di sposare il digitale per portare efficienza – ma anche efficacia – all'interno dei propri processi transazionali, arrivando a gestire “in digitale” una quota pari a circa il 5% del totale dei volumi transati in ambito B2b. È necessario dunque accelerare il processo, lavorando affinché le imprese cambino rapidamente le proprie abitudini – in particolare con riferimento alle attività amministrative – abbandonando una volta per tutte l’interscambio di documenti in formato cartaceo.
I processi di qualsiasi organizzazione, infatti, funzionano grazie alla disponibilità di grandi quantità di informazioni, presenti nella pletora di documenti aziendali. Ma cosa conta veramente? Il documento o l’informazione in esso contenuta? Nell’immaginario comune un “documento” è tipicamente inteso come un foglio di carta, un supporto fisico che viene utilizzato per annotare, memorizzare, trasmettere, condividere e archiviare informazioni. Sempre più spesso, tuttavia, il documento cartaceo rappresenta solo una copia di informazioni che sono presenti anche all’interno di sistemi informativi e sono raggiungibili e utilizzabili in maniera estremamente più efficiente ed efficace rispetto all’utilizzo della carta.
L'Osservatorio ha sviluppato, testato e affinato negli anni modelli di stima degli impatti che, affiancati da una costante ricerca empirica sul campo, hanno permesso di ottenere quantificazioni robuste dei potenziali benefici per le organizzazioni che intraprendono questo percorso di “trasformazione digitale”. Evidenze che ampiamente giustificano lo sforzo che l’innesco di questo processo di cambiamento e innovazione naturalmente richiede.
La singola organizzazione può risparmiare circa 3-8,5 euro / fattura in caso di interscambio di flussi di dati strutturati, cioè in formato direttamente elaborabile dai sistemi informativi aziendali. Tuttavia – come già evidenziato in diverse pubblicazioni nel corso degli anni delle ricerche condotte dall’Osservatorio – i benefici maggiori si conseguono attraverso la completa digitalizzazione del ciclo dell'ordine, che può portare risparmi di costo compresi tra i 25 euro / ciclo e i 45 euro / ciclo (un “ciclo” è un ordine che diventa una consegna, poi una fattura e infine un pagamento) per la singola organizzazione, cliente o fornitore, che possono arrivare fino a 65 euro / ciclo negli Enti pubblici più complessi e articolati.
Fare fatturazione elettronica verso la PA, dunque, può essere l’inizio di un processo di “maturità digitale” per imprese e Pubblica Amministrazione del nostro Paese. Non sarà un percorso facile, soprattutto a stretto ridosso della scadenza dell’obbligo, tuttavia è un cammino ormai indispensabile da intraprendere, un’evoluzione ineludibile. In fondo, una volta approntato il modello che prevede la trasmissione dell’XML firmato alla PA e la relativa conservazione digitale, i circa 2 milioni di fornitori della PA potrebbero – serenamente – pensare di estenderlo a tutte le fatture emesse anche verso altre organizzazioni private, magari digitalizzando anche gli altri documenti di business (partendo da quelli a rilevanza fiscale). Lato emittente, significherebbe estendere i benefici della conservazione digitale a tutti i documenti fiscali (coinvolti principalmente nel ciclo Attivo) e uniformare il processo di fatturazione (se va bene per le PA, il tracciato ragionevolmente andrà bene anche “tra imprese”). E lato ricevente significherebbe avere in ingresso file XML strutturati: decisamente più facili da registrare e inserire a sistema.
A regime, il potenziale impatto della fatturazione elettronica verso la PA è pari a circa un miliardo di euro su base annua (lato PA che riceve queste fatture), cui si aggiungono poco meno di 500 milioni di euro per i fornitori. Naturalmente questi benefici sono conseguibili non nell’immediato, allo scattare dell’entrata in vigore dell’obbligo. Servirà tempo per poter portare il sistema a regime. Ma si tratta di un traguardo raggiungibile e ragionevole, a patto di intraprendere questo percorso con consapevolezza e con la voglia di sporcarsi le mani e affrontare il processo di cambiamento che l’obbligo di fatturazione elettronica si limita, per forza di cose, solo a innescare. Estendendo le logiche della digitalizzazione all’intero ciclo dell'ordine (Procure-to-Pay), con riferimento alla gestione dei circa 135 miliardi di euro che annualmente la PA italiana acquista dal mercato, il potenziale risparmio passa dai circa 1,5 miliardi di euro già citati a circa 6,5 miliardi di euro, sempre su base annua, complessi per PA e fornitori. Considerando la totalità delle transazioni B2b che avvengono annualmente nel nostro Paese, l’impatto teorico aggiungerebbe ulteriori oltre 50 miliardi di euro, arrivando a un totale di circa 60 miliardi di euro potenziali.
La fatturazione elettronica verso la PA rappresenta quindi un primo importante passo verso un percorso digitale che coinvolge la nostra PA e si riflette sull’intero sistema economico italiano: un percorso che parte dal recuperare efficienza e incrementare la produttività per arrivare a modificare la consapevolezza nel valore dell’innovazione digitale, elemento sostanziale su cui costruire e progettare la competitività delle organizzazioni del nostro Paese.
Il progetto fatturazione elettronica nella filiera farmaceutica
Il prossimo 31 marzo 2015 segna il momento di passaggio alla fatturazione elettronica per tutti gli Enti pubblici che non sono stati coinvolti nel primo scaglione già attivo dal 6 giugno scorso. In particolare, questa imminente scadenza riguarderà tutti gli Enti del Sistema Sanitario Nazionale (ASL e Aziende Ospedaliere), che dovranno ricevere – e potranno pagare – esclusivamente fatture elettroniche.
Lato PA Locali, quindi, i tempi sono ancora quelli del “prepararsi al fare”; tuttavia vi sono Amministrazioni che già hanno mosso diversi passi. Ma cosa significa realmente “fare fatturazione elettronica” verso la PA? L’obbligo di digitalizzazione della fattura, per quanto a oggi orientato solo sulle fatture dirette alla PA, riguarda un documento centrale nei processi di business, sia delle imprese sia della PA. La fattura è, infatti, un documento soggetto a regole chiare di conservazione, che chiude il ciclo logistico-commerciale e apre quello amministrativo-contabile; riporta le informazioni della relazione di business che si è sviluppata a monte – su ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto o bolle – e attiva le procedure a valle di pagamento; è un documento su cui è opportuno procedere alle verifiche di incasso e con cui è possibile richiedere anticipi finanziari.
Gli impatti del “rendere” elettronica la fattura sono, dunque, molteplici e rilevanti su diversi fronti. E l’insieme di norme e principi che regolano la fatturazione elettronica verso la PA non può non attivare una seria riflessione da parte delle imprese che forniscono la PA italiana. Un esempio di particolare interesse è quello del Consorzio Dafne, che associa tutti i principali attori della filiera farmaceutica, dalla produzione alla commercializzazione fino alla distribuzione. Storico Partner dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, il Consorzio Dafne ha promosso negli anni diverse iniziative, a partire da un’analisi approfondita sui benefici della digitalizzazione dei processo del ciclo dell'ordine nel comparto.
Trovare la soluzione più opportuna in termini di costi e funzionalità che potesse consentire ai consorziati di rispondere all’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti dei propri clienti pubblici ha rappresentato la logica prosecuzione del percorso già intrapreso, che prevedeva la trasmissione telematica delle fatture nel formato elettronico strutturato secondo il “tracciato Dafne”, sviluppato dal Consorzio per le transazioni B2b. A partire dal 2009, infatti, hanno “giocato d’anticipo” sul fronte della fatturazione elettronica diverse aziende quali: Bayer, Comifar, Farcopa, Grunenthal, GSK, Novartis e Sanofi. Di fatto, il Legislatore ha consentito al Consorzio Dafne di trasformare il proprio tracciato – con riferimento al documento fattura – recependo le specifiche tecniche definite nel DM per poter dialogare con il Sistema di Interscambio, gestito da Sogei (Società Generale d'Informatica SpA, parte del Ministero dell'Economia e delle Finanze e preposta al settore IT del medesimo Ministero).
Forti del lavoro già svolto da alcune aziende consorziate nel corso degli ultimi anni, l’obiettivo iniziale è stato quello di rendere perfettamente compatibili i dati contenuti nel “vecchio” tracciato record Dafne con i dati richiesti dal nuovo Tracciato_FatturaPA: le aziende consorziate, quindi, possono generare un unico flusso per la totalità delle proprie fatture attive, perfettamente coerente sia con i requisiti per la fatturazione elettronica verso la PA sia con le esigenze dei clienti privati (in particolare, i distributori intermedi) che già da anni ricevono fatture attraverso il canale elettronico del Consorzio Dafne. Il gruppo di lavoro costituito per affrontare questo compito ha visto il coinvolgimento di 14 aziende farmaceutiche, 3 distributori intermedi, un provider di servizi logistici e i due service provider identificati dal Consorzio per l’erogazione del servizio (OpenText/GXS e Intesa Sanpaolo). Negli ormai pochi mesi che precedono il 31 marzo, così come per un primo periodo a seguire, il gruppo di lavoro monitorerà il fenomeno e sarà di supporto alle aziende che dovranno affrontare questo cambiamento.
I servizi modulari previsti nella convenzione fra Consorzio Dafne e Intesa Sanpaolo consentono ai consorziati di implementare la conservazione a norma non solo con riferimento alle fatture attive inviate verso la Pubblica Amministrazione (imprescindibile con l’entrata in vigore dell’obbligo) ma anche di molteplici altri documenti: le restanti fatture attive, le fatture passive, i libri e i registri contabili.
In aggiunta al gruppo di “pionieri” già citato, hanno prestato la propria disponibilità e il proprio impegno ne “preparare la strada” agli altri consorziati in vista dell’imminente obbligo di fatturazione elettronica verso la PA anche altre aziende, quali: Abbott, Abbvie, Amgen, Baxter, Boehringer-Ingelheim, Bristol-Myers Squibb e Eli Lilly. Grazie al loro impegno sono stati attivati alcuni dei più importanti sistemi sanitari regionali, provinciali ma anche singole strutture, per la ricezione di flussi elettronici di “Fatture Dafne” (ossia precedenti ai dettami contenuti nel DM 55 di aprile 2014) che hanno posto le basi per l’attuale sviluppo.
Concludendo con qualche numero, la trasmissione telematica delle “Fatture Dafne” vede coinvolte, a oggi, 15 aziende farmaceutiche, 15 distributori intermedi nonché diversi Enti della Sanità pubblica (progetto “Dafne Ospedali”): 9 ASL, Area Vasta ESTAV, AO Cremona, AO Policlinico Bari, SoReSa (Regione Campania), LAit (Regione Lazio), ULSS 8 Asolo e ASUR Marche. Il volume complessivo dei documenti trasmessi nel primo semestre 2014 è pari a 32.700 documenti in formato elettronico strutturato (cui si aggiungono oltre 20.500 file immagine PDF).
Il progetto di logistica collaborativa integrata nel farmaceutico
La progressiva diffusione dell’interscambio di documenti in formato elettronico strutturato standard promosso dal Consorzio Dafne rende disponibile un patrimonio informativo la cui condivisione anche con altri attori (per esempio, operatori logistici e trasportatori) potrebbe aprire al raggiungimento di importanti miglioramenti lungo tutta la filiera, in termini sia di efficienza sia di efficacia. Senza contare le notevoli ripercussioni anche sul livello di servizio e sugli standard qualitativi e di sicurezza per l’utente finale che in un comparto “delicato” come quello farmaceutico-sanitario rivestono un valore, anche etico, diremmo “incommensurabile”.
Sulla scorta di questa considerazione, ha preso avvio nel 2014 una nuova fase progettuale che ha visto il fattivo coinvolgimento delle aziende farmaceutiche, della distribuzione e degli operatori del trasporto e logistica. A queste imprese, coordinate dalla regia del Consorzio Dafne va aggiunto il contributo metodologico e scientifico degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano e il supporto all’iniziativa da parte di ASSO-RAM (Associazione degli Operatori Commerciali e Logistici).
L’attività di identificazione delle principali aree di miglioramento e la successiva delineazione delle funzionalità della soluzione da introdurre ha coinvolto il team di Ricerca dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione. Il contributo specifico apportato si è concretizzato anche nello sviluppo di un modello parametrico per la stima dei benefici potenzialmente conseguibili per tutti gli attori coinvolti nel processo di trasporto e consegna merci, in analogia con quanto fatto in riferimento alle attività amministrative del ciclo dell'ordine.
L‘adozione di prassi collaborative tra gli attori di una filiera, infatti, può attestarsi su vari gradi di implementazione. Il progetto Logistica Collaborativa Integrata Dafne può intendersi un primo passo per la distribuzione lungo la filiera di un maggior numero di informazioni al fine di rendere più agevole un allineamento anche dei processi più operativi oltre a una gestione dei livelli di servizio forniti in termini di logistica distributiva. Alla base di questa iniziativa particolarmente innovativa (unico altro esempio “comparabile” si trova nel settore degli Elettrodomestici ed Elettronica di Consumo, sviluppato da Ediel sempre con la collaborazione del medesimo team del Politecnico di Milano) c’è la rilevazione che molte informazioni di potenziale rilevanza nella gestione dei processi “a valle” sono già oggi disponibili “a monte”, in istanti antecedenti alla finalizzazione delle consegna fisica delle merci. Si tratta di un patrimonio informativo che non viene veicolato e condiviso, facendo così perdere il vantaggio della sincronizzazione delle informazioni e delle relative condotte di approvvigionamento che, in conseguenza di queste, potrebbero essere adottate portando una serie di vantaggi sui processi operativi della filiera.
L’approccio adottato è stato improntato alla massima condivisione e partecipazione, pure coinvolgendo operativamente un ristretto numero di attori al fine di verificare sul campo quando proposto e delineato. In particolare, il gruppo di lavoro ha coinvolto: 5 aziende farmaceutiche, 6 depositari 4 distributori intermedi, 3 vettori e i due service provider identificati dal Consorzio per l’erogazione del servizio (OpenText/GXS e TesiSquare).
Lo studio condotto dal Politecnico di Milano si è concentrato, in un primo tempo, sull’identificazione delle esigenze e di eventuali problematiche ostative all’adozione diffusa di una soluzione di Logistica Collaborativa Integrata a livello di filiera. Superata con successo questa fase, sono state definite le funzionalità della piattaforma tecnologica da trasferire a Tesisquare, da un lato, e si è applicato il modello parametrico per la stima dei potenziali risparmi conseguibili nel passaggio dalla gestione attuale a uno scenario che vede diversi livelli di pervasività di adozione della piattaforma all’interno del comparto.
Le principali macro funzionalità individuate per la piattaforma sono le seguenti:
> Booking degli slot di scarico – possibilità di prenotare presso il punto di destino (distributore e/o depositario) slot temporali all’interno dei quali effettuare le attività di scarico;
> Tracciabilità della consegna – possibilità di presidiare l’intera fase di consegna grazie alla disponibilità di tutte le informazioni generate dal momento in cui la merce esce dal magazzino fino a destino;
> Gestione delle anomalie – possibilità di conoscere tempestivamente la presenza di eventuali anomalie riscontrate durante la fase di consegna e di accedere alla documentazione disponibile.
L’analisi di dettaglio così come la quantificazione degli impatti potenziali si è focalizzata su queste prime tre macro funzionalità, non mancando tuttavia di registrare e tratteggiare anche ulteriori opportunità abilitate dalla piattaforma e che potranno essere oggetto di rilasci successivi.
Il progetto integra e complementa quanto già sviluppato e promosso dal Consorzio Dafne, andando a massimizzare l’efficacia dei messaggi “Prebolla”, “Bolla” e “Notifica Ricevimento Merci” introdotti a supporto della fasi logistiche.
La disponibilità in uno stadio antecedente l’arrivo della merce (e magari anche molto prossimo al momento in cui l’ordine è ricevuto dal produttore), di informazioni – magari anche parziali e che si vanno a integrare progressivamente – relative alla picking disposto presso il deposito consente al destinatario della consegna (ad esempio, il distributore intermedio) di ottimizzare il riordino e bilanciare eventualmente le scorte tra i suoi magazzini permettendo quindi all’azienda farmaceutica di garantire un elevato livello di servizio presso il canale della distribuzione intermedia e, in ultima analisi, al mercato.
La tracciatura dei prodotti lungo tutta la catena distributiva, inoltre, permette di andare a impattare, per esempio, la frazione di farmaci che si approssima alla scadenza prima dell’esitazione, con significativi ed evidenti vantaggi. Inoltre, sarà possibile un monitoraggio più tempestivo degli arrivi a destinazione nonché una rilevazione anticipata di eventuali criticità con notevoli impatti sulla gestione di contenziosi ma soprattutto sull’identificazione di soluzioni che minimizzino (e a tendere annullino) eventuali impatti sul livello di servizio per il cliente finale (che in questo specifico settore è spesso associato a un paziente/malato). La piena visibilità sulle ragioni di eventuali modifiche sulle date di consegna permetterà, inoltre, di legare all’informazione conservata sulla piattaforma – gestita dal Consorzio Dafne, che si configura quale terza parte fidata – il calcolo degli SLA cui si legano i corrispettivi per il servizio di trasporto erogato.
La fase di realizzazione del pilota è avviata e vede il coinvolgimento di 12 aziende: Autotrasporti Vercesi, Boehringer-Ingelheim, Chiapparoli Logistica, Comifar, Eurodifarm, Ellebi, Novartis, Romano Trasporti, Sturla, Unico, Unifarm e UPS. Oltre a queste, hanno già manifestato la propria volontà di adottare la soluzione anche numerose altre realtà del comparto, quali: Astra-Zeneca, Bayer, Ceva, DiFarco, Farvima Medicinali, GSK, ND Logistics, Sanofi, Sofarmamorra e STM Group.
Il concept della piattaforma, realizzata in modo da essere fruita integralmente via web, è scalabile e non vi sono elementi strutturali che escludano una prossima estensione che apra anche all’adesione da parte delle strutture sanitarie.
