Il servizio di logistica del farmaco e dei medical device dato in outsourcing garantisce una serie di vantaggi evidenti alle strutture sanitarie: trasformazione di costi fissi in costi variabili, recupero di spazi e personale da destinare ad altre attività “core”, a garanzia della totale compliance normativa. Inoltre, si evita la necessità per la struttura di uno spazio dedicato al magazzino che, per quanto piccolo possa essere, ha comunque bisogno di un impianto di condizionamento, di un impianto anti-incendio e di tutta una serie di tecnologie anche per conservare pochi bancali di merce. L'outsourcing delle attività logistiche, infatti, costituisce una frontiera molto importante per le aziende sanitarie, similmente a quello che è già avvenuto in numerosi altri settori dell'industria in generale. In questo caso, però, il fornitore logistico deve essere in grado di fornire un servizio declinato sulle specifiche esigenze e sulle necessità dell'ambiente sanitario, oltre che al livello delle migliori pratiche del mondo industriale. In questo senso i magazzini che trattano il farmaco devono rispettare una serie di normative e parametri necessari a tutelare la qualità del prodotto.

La miglior garanzia per l’azienda ospedaliera è il fatto di potersi rivolgere agli stessi provider selezionati dai loro fornitori, le aziende farmaceutiche, per le quali il gruppo Silvano Chiapparoli Logistica svolge questa tipologia di servizi da oltre trent'anni.

L'azienda, ospite all'ultima edizione del convegno “L'efficienza della gestione dei processi sanitari” svoltasi a Milano lo scorso novembre, ha affrontato ampiamente il tema dell'outsourcing in sanità, sottolineando una sostanziale differenza di approccio da parte di aziende farmaceutiche e sanitarie. Se infatti le prime hanno intrapreso un percorso di esternalizzazione dei loro processi “no core” già da qualche decina d'anni – nel nostro Paese, si stima ormai che i volumi farmaceutici gestiti dai depositaria sia il 97% del totale e, di questo, l'86% ha esternalizzato servizi strategici – il mondo ospedaliero è invece all'opposto: solo il 4% delle attività logistiche vengono date all'esterno e gran parte di queste sono attività operative e quasi mai strategiche. In effetti, il modello organizzativo attualmente più diffuso tra le aziende ospedaliere prevede una farmacia interna che funge anche da magazzino, dove i farmacisti si occupano della preparazione delle consegne, che vengono poi distribuiti all'interno dei reparti. Pertanto, i reparti emettono gli ordini per la farmacia interna che a sua volta li trasmette al fornitore/azienda farmaceutica. Il cambio di flusso prevede invece una farmacia interna, che si occupa solo parzialmente della gestione degli ordini dei reparti, alla quale viene affiancato un magazzino completamente esternalizzato gestito dall'operatore logistico. «L'outsourcing logistico porta con sé molti vantaggi. – afferma Elena Chiapparoli, amministratore delegato Silvano Chiapparoli Logistica – Innanzitutto permette di velocizzare e facilitare i processi, rendendoli più efficienti e funzionali alle esigenze del reparto ospedaliero. Inoltre, valorizza le risorse umane perché ne definisce il ruolo corretto e garantisce la flessibilità necessaria a rispondere alle esigenze organizzative. Ma soprattutto migliora la gestione degli spazi, che solitamente è anche l'esigenza primaria di chi decide di esternalizzare i processi logistici. Tale scelta consente di ottimizzare le scorte, eliminare le duplicazioni e ridurre il fermo di farmaci e dispositivi medici. Infine, aumenta la sicurezza della filiera, grazie alla tracciabilità dell’intero flusso e al controllo delle condizioni di conservazione dei prodotti».

Proprio sul tema della sicurezza, l'azienda ha fatto un ulteriore passo avanti ottenendo la certificazione TAPA (Transported Asset Protection Association), relativamente allo standard FSR (Facility Security Requirements) per tutti e cinque i suoi depositi, per un totale di 100.000 mq adeguatamente attrezzati per ospitare in tutta sicurezza prodotti farmaceutici e dispositivi medici. Essere compliant a questo tipo di certificazione significa avere attivi presso i propri magazzini dei sistemi di controllo e revisione di tutta l'attività svolta al loro interno, inclusi il controllo degli accessi, la sicurezza del perimetro, l'adozione di dispositivi di rilevamento intrusi, sistemi di videosorveglianza ed aree di immagazzinamento ad alto valore.

«L'innovazione e la sicurezza sono da sempre i due pilastri su cui si fonda la qualità del nostro servizio al mondo farmaceutico. Dare priorità soprattutto agli investimenti in ambito sicurezza, a maggior ragione nella logistica dove il bene deve essere salvaguardato in ogni passaggio della filiera, comporta un indubbio vantaggio competitivo volto alla soddisfazione del cliente» afferma Elena Chiapparoli.

Infatti, certificare i propri stabilimenti secondo gli standard TAPA consente di: incrementare il livello di sicurezza sia delle aree di stoccaggio che delle operazioni di trasferimento dei carichi; innalzare il livello di gestione di prodotti ad alto valore o ad alto rischio; ridurre le perdite e aumentare la soddisfazione e la fiducia dei clienti e degli stakeholder. Il tema della sicurezza non riguardo soltanto i magazzini farmaceutici, perché sempre più spesso le strutture ospedaliere si trovano a dover fare i conti con furti di farmaci e dispositivi medici anche al proprio interno, spesso causati dall'inadeguatezza degli spazi adibiti a custodire tali prodotti e dalla scarsa sorveglianza.

Ancora una volta dunque, perché non affidarsi ad un operatore logistico?

Tale scelta, anche se non legata a motivi di sicurezza ma piuttosto ad esigenze di spazio, è stata ad esempio fatta da una delle maggiori realtà sanitarie d'Italia, l'IRCCS Ospedale San Raffaele di Milano: una struttura clinica-scientifica-universitaria di rilievo internazionale e di alta specializzazione per diverse importanti patologie. 1.357 posti letto comprese le strutture collegate, circa 35.000 interventi chirurgici, cinquantamila ricoveri e quasi 900.000 prestazioni ambulatoriali effettuate nel 2014.

Questi sono i numeri del San Raffaele – acquisito nel 2012 dal Gruppo Ospedaliero San Donato – una realtà estremamente complessa, le cui esigenze vanno dalla gestione dell'attività chirurgica a quella ambulatoriale, dalla ricerca scientifica alla gestione delle urgenze. Anche i flussi logistici, nel corso degli ultimi anni, sono stati oggetto di una profonda revisione, e sono stati riorganizzati in modo da supportare al meglio l'attività ospedaliera. In particolare, l'azienda si è rivolta a Silvano Chiapparoli Logistica per la gestione della logistica dei dispositivi medici, progetto che ha portato ad una revisione dei processi e dei ruoli all'interno della struttura.

Spiega sempre Elena Chiapparoli: «Il compito del reparto ospedaliero deve essere quello di emettere le richieste di approvvigionamento, che devono essere validate dal responsabile del centro distributivo interno, oltre che accettare i colli in arrivo e verificarne il contenuto. La farmacia ospedaliera, invece, deve essere il driver della scelta del prodotto, con il compito di verificare le richieste dei reparti, gestire il processo di acquisto con i fornitori, definire la scorta minima di ogni referenza che deve essere gestita dal magazzino ed infine deve verificare che la qualità del servizio dell'operatore sia al livello desiderato. Dal canto suo, l'operatore logistico deve saper gestire le scorte in un'ottica di ottimizzazione, occuparsi del ricevimento della merce direttamente dai fornitori – nel caso specifico, riceviamo direttamente presso il deposito di Cerro al Lambro (MI) – stoccare e preparare le consegne in base agli ordini ricevuti quotidianamente».

Il servizio offerto da Silvano Chiapparoli al San Raffaele riguarda in particolare l'approvvigionamento dei dispositivi medici ed è stato studiato su misura per il cliente. Basti pensare che l'operatore ha attivato un servizio di navettaggio dal proprio deposito di Cerro al Lambro (MI) verso la farmacia ospedaliera, in funzione cinque giorni alla settimana, ma operativo 24 ore su 24 in caso di urgenze. Inoltre, Silvano Chiapparoli provvede ad allestire gli ordini già divisi per singolo reparto, di modo da alleggerire il carico alla farmacia che, una volta ricevuti i colli, deve solo verificarli e provvedere al loro smistamento in base ai reparti.

Oltre a questo, è stato attivato un servizio di customer service, attraverso il quale l'operatore aggiorna quotidianamente l'ospedale sulle giacenze al netto degli ordini evasi e di quelli in preparazione il giorno stesso. Al momento, per conto del San Raffaele, l'operatore gestisce 1.300 referenze, corrispondenti a circa 80-100 bolle al giorno (in media una per reparto). Il tutto garantendo anche la tracciabilità dei medical device, dal momento della ricezione in magazzino da parte dei fornitori fino alla consegna in ospedale.

Infine, sul fronte dell'innovazione, è interessante anche il servizio di home delivery che Silvano Chiapparoli ha attivato per alcuni clienti per la dispensazione domiciliare di medical device al paziente: «In questo caso, ci occupiamo della sola fase di consegna, perché è l'azienda farmaceutica che prende accordi con l'Asl per far recapitare il dispositivo medico al domicilio del paziente. La complessità del servizio risiede nel mantenere la massima riservatezza sul destinatario, proteggendone la privacy. Infatti, il prodotto non può essere consegnato a chiunque, né deve essere evidente dall'esterno il contenuto della consegna. Un'altra complessità deriva dal seguire il paziente nei suoi spostamenti durante l'anno, in quanto il nostro compito è quello di dover recapitare sempre il dispositivo, anche in una residenza diversa dall'abituale domicilio», conclude infine Elena Chiapparoli.