23-01-2024
Obbligatoria per legge, la conservazione digitale dei documenti ha una forte valenza nel settore sanitario, dove consente di migliorare l'efficienza dei processi, la qualità delle cure e la sicurezza dei dati. Serve però accostarsi a questa materia con l’aiuto di un partner di sicura esperienza
La conservazione digitale nel settore healthcare serve a garantire l'integrità, l'autenticità e la leggibilità dei documenti sanitari, in conformità con le normative vigenti. La revisione eIDAS 2.0 ha incluso la conservazione digitale nell'elenco dei servizi fiduciari, al fine di garantire un'adeguata regolamentazione di questo servizio e di tutelare i diritti dei pazienti.
Nel settore sanitario, i documenti da conservare sono numerosi e di diversa natura, tra cui cartelle cliniche, referti medici, esami diagnostici, prescrizioni mediche, consenso informato, fatture e registri sanitari.
La conservazione digitale di questi documenti garantisce una serie di risultati, di grande rilevanza per il settore. Innanzitutto, viene garantita l'integrità dei dati, evitando che vengano alterati o manipolati, assicurando anche l'autenticità dei documenti, verificandone l'origine e la provenienza. I documenti rimangono comunque accessibili e consultabili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Di conseguenza, i processi amministrativi e clinici risultano più snelli, proprio grazie alla possibilità di automatizzare le attività di archiviazione e ricerca.
In questo senso, una corretta conservazione digitale nel settore healthcare può migliorare la continuità delle cure, consentendo a medici e operatori sanitari di accedere alle informazioni cliniche dei pazienti, anche in caso di trasferimento da una struttura all'altra. Anche la qualità delle prestazioni erogate può migliorare, grazie ad una maggior condivisione delle informazioni tra gli operatori sanitari, che facilita la diagnosi e la cura delle malattie. Ultimo, ma non ultimo, la conservazione a norma correttamente supportata è anche la miglior garanzia di privacy dei pazienti, in quanto assicura che i dati sanitari siano conservati in modo sicuro e riservato.
Dall’obbligo di legge ai vantaggi concreti
Se in precedenza si parlava di conservazione sostitutiva, oggi è più corretto fare riferimento alla conservazione a norma, il termine che indica la procedura legale/informatica che consente di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Non si tratta infatti del semplice passaggio dal supporto cartaceo al mezzo digitale, bensì di una procedura ben più complessa che, grazie all'applicazione di una serie di misure tecniche e organizzative, è in grado di garantire l'integrità, l'autenticità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici nel tempo.
Per quanto riguarda l’inquadramento nazionale della conservazione a norma, vi sono innanzitutto le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che AgID ha pubblicato nel 2021, entrate in vigore a gennaio 2022 e a loro volta disciplinate dal Codice dell’Amministrazione Digitale. A livello europeo vige già dal 2016 il regolamento eIDAS, appena licenziato dalla Commissione Europea nella sua versione eIDAS 2.0, che tra le altre cose include nell’elenco dei servizi fiduciari anche la conservazione digitale o archiviazione elettronica.
La conservazione a norma in pratica si inserisce a pieno titolo nei servizi fiduciari offerti da un operatore certificato: emerge in tal senso il contributo sostanziale che può dare una realtà di esperienza come Intesa, a Kyndryl Company, che è infatti Conservatore Qualificato Agid e eIDAS Qualified Trusted Service Provider. La collaborazione con Intesa nella realizzazione di un sistema di conservazione a norma consente all’azienda cliente di perseguire vantaggi operativi che vanno oltre i termini previsti dall’obbligo di legge, e che comprendono aspetti tecnici ma anche di supporto strategico e consulenziale, supportato da oltre trent’anni di esperienza nei settori della compliance normativa e della sicurezza informatica.
Quello che senza dubbio è un percorso complesso, dal punto di vista dell’ottemperanza all’obbligo di legge, può generare significative opportunità anche per le realtà sanitarie, se svolto e interpretato in modo da oltrepassare tale vincolo per cogliere i numerosi vantaggi operativi che da questo possono derivare. Oltre ovviamente ad aspetti più immediati come la compliance normativa, infatti, la collaborazione con il partner specializzato consente di impattare positivamente sull’efficienza dei processi aziendali, grazie alla riduzione dei costi operativi, legati ai processi di archiviazione e gestione dei documenti, e in generale ad un miglior accesso alle informazioni. A tutto beneficio dell’efficienza della struttura e della qualità della cura offerta al paziente.
Ma come si procede nel concreto per la conservazione a norma? Quali sono le fasi che devono essere affrontate insieme al partner? Come si delinea l’assetto tecnologico e organizzativo che Intesa offre alle aziende? Potete leggere tutti questi dettagli nel white paper dal titolo: “Guida alla conservazione a norma 2024 - I 7 elementi chiave di un servizio end-to-end”, che Intesa SpA, a Kyndryl Company, mette a disposizione gratuitamente a questo link. Un documento di notevole interesse, in grado di fornire una visione completa su questa delicata materia, tanto complessa come implementazione quanto densa di opportunità se correttamente approcciata.
Nel settore sanitario, i documenti da conservare sono numerosi e di diversa natura, tra cui cartelle cliniche, referti medici, esami diagnostici, prescrizioni mediche, consenso informato, fatture e registri sanitari.
La conservazione digitale di questi documenti garantisce una serie di risultati, di grande rilevanza per il settore. Innanzitutto, viene garantita l'integrità dei dati, evitando che vengano alterati o manipolati, assicurando anche l'autenticità dei documenti, verificandone l'origine e la provenienza. I documenti rimangono comunque accessibili e consultabili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Di conseguenza, i processi amministrativi e clinici risultano più snelli, proprio grazie alla possibilità di automatizzare le attività di archiviazione e ricerca.
In questo senso, una corretta conservazione digitale nel settore healthcare può migliorare la continuità delle cure, consentendo a medici e operatori sanitari di accedere alle informazioni cliniche dei pazienti, anche in caso di trasferimento da una struttura all'altra. Anche la qualità delle prestazioni erogate può migliorare, grazie ad una maggior condivisione delle informazioni tra gli operatori sanitari, che facilita la diagnosi e la cura delle malattie. Ultimo, ma non ultimo, la conservazione a norma correttamente supportata è anche la miglior garanzia di privacy dei pazienti, in quanto assicura che i dati sanitari siano conservati in modo sicuro e riservato.
Dall’obbligo di legge ai vantaggi concreti
Se in precedenza si parlava di conservazione sostitutiva, oggi è più corretto fare riferimento alla conservazione a norma, il termine che indica la procedura legale/informatica che consente di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Non si tratta infatti del semplice passaggio dal supporto cartaceo al mezzo digitale, bensì di una procedura ben più complessa che, grazie all'applicazione di una serie di misure tecniche e organizzative, è in grado di garantire l'integrità, l'autenticità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici nel tempo.
Per quanto riguarda l’inquadramento nazionale della conservazione a norma, vi sono innanzitutto le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che AgID ha pubblicato nel 2021, entrate in vigore a gennaio 2022 e a loro volta disciplinate dal Codice dell’Amministrazione Digitale. A livello europeo vige già dal 2016 il regolamento eIDAS, appena licenziato dalla Commissione Europea nella sua versione eIDAS 2.0, che tra le altre cose include nell’elenco dei servizi fiduciari anche la conservazione digitale o archiviazione elettronica.
La conservazione a norma in pratica si inserisce a pieno titolo nei servizi fiduciari offerti da un operatore certificato: emerge in tal senso il contributo sostanziale che può dare una realtà di esperienza come Intesa, a Kyndryl Company, che è infatti Conservatore Qualificato Agid e eIDAS Qualified Trusted Service Provider. La collaborazione con Intesa nella realizzazione di un sistema di conservazione a norma consente all’azienda cliente di perseguire vantaggi operativi che vanno oltre i termini previsti dall’obbligo di legge, e che comprendono aspetti tecnici ma anche di supporto strategico e consulenziale, supportato da oltre trent’anni di esperienza nei settori della compliance normativa e della sicurezza informatica.
Quello che senza dubbio è un percorso complesso, dal punto di vista dell’ottemperanza all’obbligo di legge, può generare significative opportunità anche per le realtà sanitarie, se svolto e interpretato in modo da oltrepassare tale vincolo per cogliere i numerosi vantaggi operativi che da questo possono derivare. Oltre ovviamente ad aspetti più immediati come la compliance normativa, infatti, la collaborazione con il partner specializzato consente di impattare positivamente sull’efficienza dei processi aziendali, grazie alla riduzione dei costi operativi, legati ai processi di archiviazione e gestione dei documenti, e in generale ad un miglior accesso alle informazioni. A tutto beneficio dell’efficienza della struttura e della qualità della cura offerta al paziente.
Ma come si procede nel concreto per la conservazione a norma? Quali sono le fasi che devono essere affrontate insieme al partner? Come si delinea l’assetto tecnologico e organizzativo che Intesa offre alle aziende? Potete leggere tutti questi dettagli nel white paper dal titolo: “Guida alla conservazione a norma 2024 - I 7 elementi chiave di un servizio end-to-end”, che Intesa SpA, a Kyndryl Company, mette a disposizione gratuitamente a questo link. Un documento di notevole interesse, in grado di fornire una visione completa su questa delicata materia, tanto complessa come implementazione quanto densa di opportunità se correttamente approcciata.
