La filiera logistica del farmaco è costantemente alla ricerca di nuove soluzioni, che consentano ai vari attori di difendere i propri margini, ma senza mettere in discussione la qualità del servizio al cliente e quindi al paziente. Protagonista di questa soluzione è FederFARMA.Co, una realtà associativa che comprende 27 cooperative di farmacisti, corrispondente ad oltre 12mila farmacie su tutto il territorio nazionale (il 40% del totale), rifornite da una cinquantina di depositi. Il partner tecnologico che ha ideato e installato le soluzioni di gestione dei flussi logistici è Vega, realtà che da oltre venticinque anni opera a fianco della distribuzione intermedia e dei farmacisti. Le sue soluzioni sono utilizzate da FederFARMA.Co per gestire la supply chain dei farmaci, dall'ordine ai depositari/mandanti, fino alla consegna alle farmacie associate.

FederFARMA.Co svolge per i suoi associati tutte le attività tipiche di centrale: contratti con l'industria di marca, presenza sul retail con iniziative di trade marketing, gestione dei flussi grazie ad un sistema informativo articolato che raccoglie tutti i dati, dall'invio dell'ordine a cura della cooperativa di farmacisti fino alla consegna. L'attività della centrale comprende anche la commercializzazione di una propria private label, Profar, e soprattutto la gestione di una piattaforma logistica centralizzata, con sede a Carpiano (MI), già Farmintesa Logistica, acquisita a fine 2013.

Questo sito logistico è suddiviso in due aree, che gestiscono rispettivamente le merci in stock e il transito in cross docking. Quest'ultimo corrisponde a circa 45 milioni di pezzi nel corso dell'anno, forniti da 25 aziende farmaceutiche, per una quota di circa il 20% di farmaco etico gestito dagli associati FederFARMA.Co. I prodotti che escono dalla “piattaforma fisica”, diretti alle varie farmacie, sono già ottimizzati in base ad una serie di specifiche legate al tipo di consegna presso il destinatario. L'idea che è alla base del progetto di “piattaforma logica”, è quella di rivolgersi al rimanente 80% di farmaco etico, per poterlo ottimizzare come quello che effettivamente transita per il magazzino, anche se di fatto i prodotti arriveranno in consegna direttamente dal depositario o mandante. Fare insomma in modo che, anche senza questo punto di transito fisico, il depositario o mandante possa già svolgere parte delle attività che di norma si effettuano presso il magazzino FederFARMA.Co.

Per esempio, la merce gestita nella piattaforma fisica viene identificata con quella che viene chiamata “etichetta intelligente”, definita in base alle specifiche di consegna. In questo modo, in sede di ricezione i farmaci possono essere gestiti immediatamente per la messa a dimora sullo scaffale, evitando una serie di passaggi che sono invece necessari quando la merce arriva dai depositi in modalità standard. Così facendo, si riduce in modo piuttosto importante il tempo complessivo necessario per il ciclo che va dall'ordine alla disponibilità alla vendita. Secondo le stime effettuate analizzando un numero piuttosto elevato di righe d'ordine, infatti, dall'invio dell'ordine all'effettiva disponibilità dei farmaci per la vendita passano circa dieci giorni lavorativi, e di questi, almeno da due a quattro giorni sono previsti in sede di ricezione dei prodotti presso la farmacia, per varie fasi di controllo precedenti alla messa a dimora. Per la quota di farmaci che invece transitano per la piattaforma fisica, questi tempi si riducono notevolmente, anche del 40%: quindi circa quattro giorni in meno sul ciclo totale. L'obiettivo del progetto piattaforma logica è quindi quello di estendere questo vantaggio anche ai farmaci non gestiti dalla piattaforma fisica, con evidenti ricadute positive in chiave economica e finanziaria.

La piattaforma fisica
Attiva con queste procedure fin dal 2002, la piattaforma fisica di FederFARMA.Co, già Farmintesa Logistica, opera nel seguente modo. Innanzitutto, la centrale raccoglie tutti i flussi e li normalizza verso monte e verso valle, gestendo due network: quello proprietario, verso le cooperative che sono all'interno della piattaforma (consociate), e quello a monte verso le aziende mandanti.
La centrale FederFARMA.Co riceve gli ordini di farmaco etico dalle cooperative, secondo un calendario di pianificazione degli ordini, che consente di normalizzare e pianificare correttamente sia i carichi di lavoro all'interno dei magazzini, sia i volumi di trasporto.
Ricevuti tutti gli ordini, questi vengono consolidati e arrotondati a colli standard, inviando all'industria un unico ordine che comprende tutti i singoli ordini raccolti dalle varie cooperative: nel deposito si ridurranno quindi le percentuali di sfuso e di misto, che impattano negativamente sull'efficienza complessiva.
Dal canto suo il depositario o mandante, ricevuto l'ordine, invierà la merce al magazzino FederFARMA.Co, che procederà alla ventilazione sui vari ordini emessi dalle consociate, aggiungendo, in questa operazione, tutti quegli elementi che sono stati citati come risolutivi per poter portare efficienza verso valle. Viene quindi aggiunta l'etichetta intelligente che consente a chi riceve la merce (le farmacie) di accedere alla stessa in modo più efficiente, passando quindi in modo molto veloce dal ricevimento alla messa a disposizione della merce in vendita. Come detto, questo processo coinvolge il 20% del farmaco etico gestito dalle cooperative aderenti a FederFARMA.Co.

La rimanente quota di farmaco etico, viene comunque già gestita da FederFARMA.Co, nella sua veste di “ponte” tra la cooperativa/consociata e l'azienda mandante, in termini di governo dei flussi e pianificazione degli ordini. Anzi, l'obiettivo di FederFARMA.Co non potrebbe neppure essere quello di aumentare questa quota di transito fisico: la struttura di magazzino non può certamente pensare di gestire il 100% del farmaco etico destinato alle farmacie del gruppo. Per questo, si è deciso di puntare a un obiettivo diverso, quello di piattaforma logica. Che prevede quindi di portare già presso il depositario o mandante quel valore che oggi è offerto dalla piattaforma fisica (etichette intelligenti, gestione trasparente dei flussi, pianificazione e calendario ordini...), normalizzando in base alle specifiche di consegna tutte le spedizioni, direttamente dalla loro origine.

La piattaforma logica
Il presupposto fondamentale per realizzare questo obiettivo, è che la spedizione debba essere organizzata secondo le specifiche di valle, dettate quindi dalla singola cooperativa di farmacie. Ognuna di esse infatti può decidere come organizzare il proprio ricevimento merci. Ad esempio, può indicare quali sono i prodotti urgenti, evidenziare delle aree di raccolta (per esempio suddivise per parte automatica, semiautomatica o manuale del proprio magazzino), organizzare bancali particolari per il reparto frigo o i prodotti stupefacenti.
FederFARMA.Co mette a disposizione anche le sue specifiche sul processo di ricezione e consolidamento degli ordini ricevuti; su questi parametri anche il depositario potrà sincronizzare (per deposito, per regione, per tratta) gli ordini su un calendario settimanale. Per quanto riguarda i processi del depositario, chiaramente non si può pensare di modificare tutto in base alle indicazioni degli associati a FederFARMA.Co. Ma non è necessario un cambiamento radicale: sarà sufficiente applicare ad ogni UDC un'etichetta logistica che, abbinata al flusso informativo, sarà in grado di determinare il contenuto della UDC, in termini di referenza, numero di lotto, data di scadenza, numero di pezzi e così via. Sistemi che la maggior parte dei depositari utilizzano già per altre finalità.

La parte su cui si vuole andare ad agire per poter governare quella spedizione in maniera organizzata secondo le esigenze di valle, è la parte centrale, identificata come l'allestimento della spedizione. La centrale FederFARMA.Co, nel suo ruolo di ponte tra l'industria, il deposito e la cooperativa, possiede tutte le informazioni di input e in output, con flussi informativi che sono già funzionanti e sincronizzati, di poter governare l'allestimento della spedizione. Mentre infatti oggi il depositario generalmente allestisce le sue spedizioni per tratta, con l'obiettivo di ottimizzare semplicemente la fase del trasporto, è necessario che la sua spedizione tenga conto di altre informazioni, legate principalmente al tipo di destinazione. L'idea proposta da FederFARMA.Co, è di far accedere anche i depositari al proprio sistema di gestione e allestimento spedizioni, in modo che ogni deposito sia in grado di eseguire un processo standardizzato in base a queste specifiche. Tecnicamente, sarà messo a disposizione su un'architettura cloud il sistema logistico che è attualmente utilizzato dalla piattaforma fisica. In questo modo si potrà raggiungere l'obiettivo del progetto: avere delle UDC che transitano verso valle giù organizzate secondo le esigenze della cooperativa/farmacia, corredate quindi di un'etichetta logistica, legata ad un flusso informativo ininterrotto e trasparente, in grado di evidenziare tutte le informazioni fondamentali - referenza, lotto, scadenza, ecc. - e le informazioni di dettaglio relative alla destinazione.

A questo punto ogni cooperativa di farmacie riceverà dei bancali organizzati secondo le proprie necessità. I prodotti urgenti ad esempio saranno concentrati su uno stesso bancale ed etichettati di conseguenza. I prodotti misti saranno pronti per essere ventilati nelle varie zone del suo magazzino, disposti già in base alla mappatura del singolo sito, o concentrati appositamente se indirizzati alle aree di raccolta automatiche. La semplificazione di questi aspetti porterà, come detto, ad un risparmio di quattro giorni sui dieci complessivi del ciclo dell'ordine, accelerando la messa a dimora della merce e quindi la disponibilità alla vendita. Per il 20% dei farmaci etici che passano per la piattaforma fisica, questo traguardo è già raggiunto; per la quota rimanente, lo stesso tipo di miglioramento è ormai a portata di mano.

«Perché tutto ciò è una sfida? Perché è difficile intervenire nelle modalità operative dei diversi attori, chiedendo loro di cambiare. Ci troviamo in un mercato in cui spesso le cose si fanno allo stesso modo da decenni, e il cambiamento può essere oggettivamente l'aspetto più complesso» ha commentato al termine della presentazione Massimo Massa, Direttore Generale FederFARMA.Co. «Ma perché siamo certi invece che funzionerà? Semplicemente per due motivi. Innanzitutto, è ormai palese che le risorse e i margini si sono assottigliati, e quindi si è finalmente arrivati a fare attenzione anche alle esigenze della supply chain. Ma soprattutto, è altrettanto evidente che questo progetto è in grado di creare valore per tutti gli attori della filiera, perché consente da un lato, al deposito, di regolarizzare i ritmi di spedizione e di lavorare in modalità standard, anziché su pezzi singoli, e a valle (in cooperativa o presso le consociate) di accorciare notevolmente i tempi di ricezione di ogni ordine. Ridurre di quattro giorni su dieci è praticamente dimezzare il ciclo dell'ordine, con un evidente vantaggio commerciale per tutti gli attori di questa filiera».